本週時間軸｜BNI 大正接待組

週一

文案準備・組內提醒

確認本週分工，提醒夥伴各自任務。

週二

18:00

抓來賓名單、Key 表

帶來賓截止，到「會務接龍」群抓名單，填追蹤表與分房表。

下午～傍晚

確認房長

逐一聯繫房長是否可協助，有問題立即更換。

19:00

會務公告佈達

佈達房長／主持／分房名單，tag 主席與相關夥伴。

晚上

發來賓群提醒

改名格式＋流程說明＋Zoom 連結。

週三（例會日）

6:15–6:29

進房暖場

分房手拿聯席主持人權限；協助來賓改名；6:25 拍早鳥照。

6:30–6:59

上／下半場會前訪談

主持人開場、訪談來賓；6:58 大合照後交麥給主席。

7:00–8:00

例會進行

組長念接待組稿；隨時回報來賓動態、更新來賓狀態。

8:00–8:15

來賓分小房間

15 分鐘小房間交流；大房間主持訪談留下的來賓；各房拍照。

會後

感謝來賓

來賓群發感謝訊息，發「大正高能量」照片。

週四

清來賓出群

感謝參訪＋協助退群；提醒下週簡報者邀約來賓。

週一

組內提醒

確認本週分工與輪值，提醒夥伴任務。

週二

把關房長名單

確認房長人選（時間・工作・能力），特例太多要擋。

19:00

確認佈達

會務公告佈達要 tag 主席＆接待老大。

週三（例會日）

6:15

到場掌握全局

確認會員出席狀況、主持與分房就位。

例會中

念接待組稿

「我是來賓接待組組長〇〇〇，負責與會來賓的接待準備事宜⋯」介紹組員後交棒資訊組。

全程

回報來賓狀況

隨時注意剛上線／未訪問的來賓，發起共識。

週四

來賓跟進報告

檢視追蹤表結案狀況——至關重要，分會成長就看你了！

每月一次

召開接待組檢討會，安排培訓（主持／房長／系統）。

週二

18:00

會務接龍抓名單

到「大正會務接龍」群找來賓名單（姓名／專業別／引薦人）。

18:00 後

Key 兩張表

「來賓分配暨進度追蹤表」接最下面 key 名單；再複製到「主持輪值與來賓分房表」。

私訊摸需求

問引薦人：來賓是支持相挺？想了解 BNI？要人脈引薦？

確認房長

所有房長都要再次確認可協助，有問題立即更換。

19:00

會務公告佈達

佈達成員名單並明確告知每位夥伴（tag 到人）。

晚上

來賓群提醒

發改名格式＋流程＋Zoom 連結（話術包有現成模板）。

週三（例會日）

全程

更新來賓狀態

已上線／未上線／已訪，同步到主持群讓主持人接手。

週四

清來賓出群

發感謝詞、協助來賓退群。

提醒下週

提醒下週簡報者邀約來賓。

週二

晚上

確認場次與來賓

收到佈達後確認自己是上／下半場或大房間，看來賓名單預想訪談。

週三（例會日）

6:15–6:29

進房暖場

會前閒聊以夥伴為主，來賓提早上線要簡單問候；6:25 早鳥照。

6:30–6:44

上半場主持

開場白 → 訪談來賓（編號前半），每位最多 5 分鐘。

6:45–6:59

下半場主持

中場交接 → 訪談來賓（編號後半）。

6:58

大合照

請大家開鏡頭 → 交拍照手 → 交麥給主席。

8:00–8:15

大房間主持

優先訪留在大房的來賓 → 簡報過的會員 → 開鏡會員。

週二

晚上

對分房表

確認來賓、房長、房員名單分組無誤。

週三（例會日）

6:15

拿權限

上線後請資訊組設定你為「聯席主持人」。

會議中

設定分組討論室

依分房表建房，來賓時間 15 分鐘、倒數 60 秒，勾選照 SOP 對照圖。

8:00

開啟分房

點兵點將送人進房；分好房間不能再改。

8:00–8:15

各房拍照

到每個小房間拍照 → 發「大正高能量」。

🗂 完整 Zoom 操作截圖請看「分房攻略 SOP」。

📅 本週時間軸